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リーガルパッドって知ってる?仕事が捗るシンプルで最強のノート術!

リーガルパッド コラム
この記事は約13分で読めます。

ノート術的なものは本を買ったりネットでググったりしたんですが、イマイチ自分には定着しません。

最近もの忘れがひどくて、仕事にも支障があるから、ズボラの私にでも続けられる、シンプルで簡単なノート術を知りたい。

これは…私自身の長年の悩みでありました。

今回、「執事のノート・仕事術」という本を読み、リーガルパッドというものを知りました。

正直言うと、1992年のアメリカ留学時代にすでに使った過去があります。

アメリカの大学側が支給してくれたものですが、ただの「切り離しのできるノート」という印象しかなくて、リーガルパッドの使いこなし方を知らないでいました。

あれからかなりの年数を経て、あらためてリーガルパッドの素晴らしさを知り、リーガルパッドによるノート術を実践したところ最高にいい!

というわけで、この記事では

  • ノートの使い方がイマイチわからず使いこなせない
  • ノート術的な本やサイトを見て真似したけど、自分には合わなかった
  • マメな人じゃないとできないだろうな…という例が多すぎる
  • ノートの使い方をマスターして、仕事の効率化を図り、かつ忘れ物をなくしたい

こんな風に日頃悩んでいる人にはササる内容だと思います。

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リーガルパッドってなに?という人のために

リーガルパッド

リーガルパッドが生まれた背景

リーガルパッドは「リーガル」と名の付くように、もともとは法律家のために作られたノートパッドです。

「American Pad and Paper Company」によると、トーマス・ホリー(Thomas Holley)が「簡単に切り離すことができ、切り離したペーパーをソート(カテゴライズ)するのにちょうどよいノート」が欲しいと思って作ったのが最初だそうです。

切り離しに関しては、ミシン目が入っているものも現代では見受けられますが、本家本元のリーガルパッドは糊で製本されたものだそうです。(日本に普及しているレポート用紙と同じ)

クライアントからの話に耳を傾けメモを取り、どんな論法で戦うかを練ったりするのにちょうど良かったのでしょうね。

現代のアメリカでは学生やビジネスで広く使われていて、法曹界では黄色ではなく白いノートを使う方が多いそうです。

リーガルパッドの特徴

リーガルパッドのサイズ

リーガルパッドのサイズは8インチ×11インチが通常のタイプで「レターサイズ」と呼ばれています。215mm×298mmですね。A4サイズが210×298mmなので、横幅が5mm程だけ大きくなっています。

ジュニアと呼ばれる、A5サイズ程度の小さいタイプもあります。

日本ではリーガルパッドはそれほど普及しておらず、作っているのは銀座伊東屋さん。

ダイソーも「もどき」を作っています。「もどき」というのは、サイズがA4で本来のサイズではないため。

リーガルパッドは一時期ヨドバシで激安で販売されていましたが、年々単価が上がり、今では取り扱いをやめてしまいました。

今安く入手できるのは、オフィス・デポのサイトかAmazonですね。12冊セットを買えば、1冊(50枚)あたり120円弱で手に入ります。

リーガルパッドの色

リーガルパッドは現在色々な色がが販売されていますが、黄色が主流です。「リーガルパッド」といえば黄色、それくらいに欧米では浸透しています。

なぜ黄色かというと、

  1. 白い書類に紛れ込んでも見つけ出しやすい
  2. 白い色に黒いインクで書かれた文字よりも、黄色地の方が目に優しい
  3. リサイクルペーパーを利用することが多く、白くするよりも黄色く着色したほうがコストが安い

などの理由があるそうです。

法律家がメモを取ったとき、大量にある他の白い書類に紛れ込んでもすぐに見つけ出せること、非公式なので、正式書類は白い紙に重要事項だけをまとめて清書するのが本来の使い方だそうです。

リーガルパッドには縦線がひとつ入っている

リーガルパッドの左側には縦にひとつ、線が入っています。線の位置は決まっていて、左から1.25インチ(3.17cm)です。

重要項目を書き込んだり、フィードバックを記入したり、要約をメモしたりと縦罫があるだけで非常に便利に使うことができます。

紙の素材は良いとは言えない

捨てることを前提に作られているので、紙の質はあまり良くはありません。

ただ、メーカーによっては当然高価にはなりますが、少し上質な紙を使ったリーガルパッドも販売されています。

万年筆で書くと裏抜けするほど薄い紙だったり、ペン先がザラついた紙に引っかかりやすく書き心地が悪い、という人がいる一方で、その感覚が好き、という人もいるようです。

ただし、高級な万年筆を使うとペン先が早くダメになると思うので、LAMYあたりの廉価版万年筆やボールペンを愛用した方が良さそうです。

リーガルパッドは非公式、つまりメモやアイデアノートに最適

リーガルパッドはいわゆるレポート用紙のように、一枚一枚切り離すことができます。

これはリーガルパッドがあくまでも「一時的な情報の記録」のためのものだからです。

リーガルパッドとレポート用紙と何が違うの?

日本のレポート用紙じゃいけないの? と思うかもしれませんが、米国では白い紙のレポート用紙よりもリーガルパッドの方が圧倒的に安価なのです。また、表紙もありません。

そのため、気楽に切って捨てられるアイデアやメモ帳として最適です。

リーガルパッドホルダーについて

リーガルパッドホルダー

リーガルパッドには表紙がなく紙も薄いので、そのまま鞄に入れて持ち運ぶとぐしゃぐしゃになってしまいます。

卓上で使う場合はそのまま使用しても問題ありませんが、持ち運んだり立ったままメモをすることがある人はリーガルパッドホルダーが必要です。

ぐるりとジッパーがついていて開閉できるタイプのものは、正式には「ポートフォリオフォルダー」といいます。

リーガルパッドを使ったノート術

ノート

それではいよいよ、リーガルパッドを使ったノート術をご紹介します。

  • 1日1枚、と決める
  • 今日やることを全部書き出す
  • とにかく何でもかんでも1枚に書くのがポイント
  • 重要な項目には赤丸で囲む
  • 予定に入れるべきものはデジタルカレンダーに入れてリマインダーを設定する
  • 終ったものから線を入れて消す
  • 終らなかったものは次のページ(翌日用)に書き写す
  • 一日の終わりに全部見返し、やり忘れたことや書き忘れたことがないかチェック
  • ピッと破って捨てる

では順番に説明していきますね。

1日1枚、と決める

リーガルパッドを使うまでは、レターサイズ(A4より若干大きい)を1日のメモ帳にするのは大きすぎるんじゃないかな、と思っていました。

ジュニアサイズと呼ばれる、A5より横幅が少し短いサイズのリーガルパッドがあるんですが、それでいいかなと。

でも、実際にやってみると、今日やることを全部書き出した上で、電話があったらメモ、会議に出たらメモ、アイデアを思い付いたらメモ、という風に書き込み一日の終わりに見返してみると、レターサイズ一杯にメモを書き込んでいるのがわかりました。

逆にジュニアサイズだと、私の場合絶対足りないな、と感じます。

あとは、小さな紙だと無意識に脳が書くことを制限してしまうような気がします。

紙面が大きいと「書ききれないし大した用じゃないから書かなくてもいいや」ということが起こりません。とにかく書き出すことで、脳に情報を残しておくことを止められます。

とにかく何でもかんでも1枚に書くのがポイント

たとえば、職場で使うリーガルパッドでも、仕事の途中で「あ!猫のエサ買いに行かなくちゃ!」みたいな、プライベートのToDoも咄嗟に頭に浮かぶことってありますよね。

これも、それも、あれも、全部書き出します。

電話のメモも、その辺にある小さな紙切れに書くのはもう終わりにしましょう。「電話のメモ、どこやっちゃったっけ!」と探す時間から解放されます。

重要な項目には赤丸で囲む

リーガルパッドには黒や青のペンで書き、その中でも重要な用事、やり残した用事は赤丸で囲みます。

赤丸で囲むことで他の文字よりも際立って視界に入り記憶に定着します。

予定に入れるべきものはデジタルカレンダーに入れてリマインダーを設定する

クライアントと電話で打ち合わせをしていて、たとえば「〇月〇日にサイトを公開したい」という依頼があるとします。

これもリーガルパッドにメモを取るのですが、予定に関してはiPhoneのカレンダーアプリやGoogleカレンダーなど、あなたが使っているカレンダーアプリに入れ、内容によっては1週間前に通知とか、3日前に再通知、などのリマインダー設定をしておきます。

予定ではなくタスクの場合は、こちらもタスクアプリに入れ、リマインダー設定をします。

こうすることでずっと記憶したり毎日ノートを見返して確認する必要がなくなり、リマインダー設定によるアラーム通知で教えてくれるようになります。

脳に余分な情報はすべてアウトプットしておき、常に新しい情報やアイデアが沸き起こるようにキャパシティを空けておくのがポイントです。

終ったものから線を入れて消す

上でも書きましたが、終わったものから線を入れて消していきます。

このとき、たとえば鉛筆で書いて消しゴムで消す、ということをしてはいけません。あくまでも上から斜線で消します。

上に「重要な要件は赤丸で囲む」と書きましたが、終わった要件は赤ではなく文字と同色で斜線を入れます

こうすることで今日終わらなかった要件や重要な要件を赤丸で囲むことで、そこだけが視覚的に浮かび上がったように見え、脳内で整理しやすくなります。

一日の終わりに全部見返し、やり忘れたことや書き忘れたことがないかチェック

一日の終わり…というか会社を退社する15分くらい前に、今日一日のリーガルパッドを見返します。おそらく多くの要件が斜線で消されているかと思います。

すべてじっくりチェックし、実行漏れがないかどうかを確認します。このときに「あ!あれもやるんだった!」と閃くことがリーガルパッドを活用しはじめると結構あります。

そういう場合は、すぐにできるものなら今日中に終わらせて、終わらないものなら翌日の1枚に書き写しておきます。

終らなかったものは次のページ(翌日用)に書き写す

今日一日で終わらなかった要件に関しては、その項目だけを次のページ、つまり翌日用の1ページに書き写します。

一日ですべて完了し、翌日まっさらなリーガルパッドに「今日一日やること」を書き出すのは一種の快感になります。

今日一日でできるだけ終わらせよう、というモチベーションにもなります。

ピッと破って捨てる

これがとても気持ちいい。リーガルパッドだからこその気持ち良さです。

リーガルパッドは白い一般的なノートよりも紙質は悪い代わりに値段は安いので、気兼ねなく破り捨てることができます。

もし今日一日の用紙が半分しか埋まっていないからもったいない、と思って翌日もその続きをする…のではなく、あくまでも1日1ページを徹底するのがコツなんだそうです。

AppleWatchとリーガルパッドの相性が最高

Apple Watch

今年2019年2月に、念願のAppleWatchを手に入れたのですが、今は着けていないとモゾモゾするくらい気持ちが悪い。そう思う程AppleWatchの生活に慣れてしまいました。

で、リーガルパッドに書いたメモの中で予定はAppleのカレンダーへ、ToDoはタスクへ書き写し、リマインダー設定をしておくのですが、AppleWatchはAppleカレンダーやタスクと連動していて、設定したリマインダーの時間になると振動と音で知らせてくれます。

スマホに予定を書き写しておいても、仕事中はスマホは鞄に入れっぱなし、という人は多いと思います。

AppleWatchがあると、スマホを開かなくても手元で内容を知らせてくれるので面倒臭さゼロですし、すぐに確認して実行できるので超オススメ。

AppleWatchのリマインダーに従って行動すればいいだけ

AppleWatchでタスク管理をする一番の意義は、頭で予定を記憶することなく、AppleWatchが「説明会14時。準備開始」とリマインダーで教えてくれたら、一旦そのときにやっていた作業は中断し、AppleWatchに従ってタスクを処理します。

こうすることで確実にやり忘れをなくし、かつずっと記憶しておく必要もないので、頭を空っぽにしておけるのです。

タスク管理に脳のキャパの半分を使って、残りの半分でアイデアや新企画を練るよりも、キャパ100%使って考えた方がずっと効率的だしいいアイデアが浮かぶと思います。

リーガルパッドを使った結果

とにかくズボラな人には向いている! と断言できます。

マメな人って、カラフルなペンを使って書き込んだりイラストを書いたり、捨てるには忍びないほどのメモを手帳に書き込んだりしますよね。

でもズボラ以外にもリーガルパッドを使うメリットは実際に使ってみて実感しています。

  • 脳内キャパをいつも空けておくことができる
  • 忘れ物をしなくなる
  • 仕事の時間配分が無理なくできるようになる
  • ミニマリストには最適

脳内キャパをいつも開けておくことができる

前述したように、スマホやタブレット、そしてAppleWatchとの連携によりスケジュールとタスク管理を記憶しておく必要も、確認するために見返す必要もなくなります。

ただリマインダーのアラームに従って行動するだけ

忘れ物をしなくなる

タスクの途中で突然思い出した用事なども、すぐにリーガルパッドに書き込んでおくので、漏れがなくなりました。

やり忘れ、やり残し、というのは確実になくなります。

仕事の時間配分が無理なくできるようになる

私の場合ですと、朝一番に「今日やること」を書き出したとき、一つ一つのタスクにかける目標時間も書き込んでおきます

ひとつのタスクに取り掛かるとき、AppleWatchの「タイマー」を目標時間に合わせてセットします。

そうすることで意識を仕事に集中させることができ、目標時間をオーバーしてしまったときには、次回同じタスクをするときの所要時間の目安にもなります。

ミニマリストには最適

かつては紙のスケジュール帳、タブレットのマンスリースケジュール、ノートなど多岐に渡って利用して、自分がどこに何を書き込んだのかわからなくなってしまうことも頻繁にありました。

電話をとったときに手元の書類にメモを書き込んで、後から「どこに書いたっけ!」みたいなことが起こりましたが、今はそのストレスはゼロ。

とにかく今日一日のリーガルパッドにすべてがあるからシンプルです。

余談:日本でリーガルパッドがいまいち定着しない理由

完全な仮定の話ですが、おそらく、日本にはダイソーやセリアなどの100均ショップが充実しているので、リーガルパッドよりも安いノートがたくさん売られていること、そして日本人には「もったいない精神」が根底にあって、ビリっと破って捨てる、ということに抵抗があるのかな、と。

ブログを検索していても、作品か!と思えるくらい上手なイラストを描き込んでいたり、小さな写真を貼り付けていたり、後から見返して楽しむとか、人に見せることを前提にノートを「作り込んでいる」人が多い気がします。

50枚綴りで基本は表面のみ、一冊100円ちょっとするリーガルパッドを毎日使って1ヵ月半。

完全な消耗品としてはちょっと…と抵抗がある人が多いのかな…

でも、この記事で書いているように、たとえ空白が残ってしまった一枚でも一日の終わりに破って捨てる、というのはメリットが大きいんですけどね…

まとめ

リーガルパッドの活用法はとにかくシンプル。

なんでもかんでも一枚のリーガルパッドに書き込んでいくだけ。電話のメモも会議メモも、今日一日のToDoも、突然のひらめきも。

そうすることで、あちこちにメモをする習慣、メモを紛失するリスクから解放されます。

紙にアウトプットすることで頭の中を整理することができ、かつスマホのスケジュールやタスクアプリを併用して、頭に予定を記録したりタスクを記憶したりする必要もなく、設定したリマインダーで動けばいいだけ。

頭の中のキャパシティーをいつも空けておくことで、新しいアイデアや発見など、もっとクリエイティブなことに脳を使えます。

ご参考にしてください。

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